QR Code, RFID, atau NFC? Memilih Metode Check-in Acara.

QR Code

Setiap tamu menerima kode unik lewat WhatsApp atau email setelah mendaftar. Di lokasi, tamu menunjukkan kode itu dari ponsel atau dari undangan cetak, lalu petugas memindainya dengan tablet atau scanner.

QR Code tidak butuh kartu atau gelang, jadi tidak ada media fisik yang perlu dibuat dan dibagikan. Tamu juga sudah terbiasa dengan cara ini, sehingga hampir tidak perlu dijelaskan.

• Cocok untuk acara yang tamunya mendaftar lebih dulu dan dicek sekali di pintu masuk.
• Siapkan pencarian nama sebagai cadangan, untuk tamu yang ponselnya mati atau kodenya tidak ketemu.
• Minta tamu menyimpan tangkapan layar kodenya, supaya tidak bergantung pada sinyal di lokasi.

RFID

Tamu membawa kartu, badge, atau gelang berisi chip. Reader membacanya dari dekat tanpa harus diarahkan tepat ke kode, jadi tamu cukup lewat atau menempelkan badge.

Karena kartu atau gelangnya harus dibagikan lebih dulu, RFID biasanya tetap diawali satu titik registrasi. Kelebihannya terasa setelah itu, ketika tamu perlu dicek berkali-kali.

• Cocok untuk acara beberapa hari, acara dengan banyak sesi atau ruangan yang kehadirannya dihitung, dan area terbatas seperti VIP.
• Perhitungkan biaya dan waktu menyiapkan kartu atau gelang.
• Tentukan apa yang terjadi kalau kartu hilang atau tertinggal.

NFC

NFC adalah jenis RFID yang bekerja pada jarak sangat dekat, cukup diketuk. Bedanya, ponsel juga bisa memakai NFC. Tiket bisa disimpan di Apple Wallet atau Google Wallet, lalu tamu cukup mengetukkan ponselnya.

NFC cocok kalau Anda ingin pengalaman masuk yang terasa modern tanpa membagikan kartu, atau kalau badge acara memang sudah berisi chip NFC.

Pertanyaan untuk memilih

Jawab beberapa pertanyaan ini, dan pilihannya biasanya jadi jelas.

• Tamu dicek sekali di pintu, atau berkali-kali di setiap sesi dan ruangan?
• Acaranya sehari, atau beberapa hari?
• Apakah semua tamu mendaftar lebih dulu, atau ada yang datang langsung?
• Apakah tamu perlu badge fisik selama acara?
• Apakah ada anggaran untuk kartu atau gelang?

Tidak harus memilih satu

Banyak acara menggabungkan metode. Misalnya QR Code untuk masuk pertama kali, lalu badge yang dicetak saat itu berisi chip RFID untuk sesi-sesi berikutnya. Atau QR Code untuk tamu umum, dan kartu RFID untuk tamu VIP.

Apa pun metodenya, siapkan selalu cara cadangan. Pencarian nama di tablet adalah cadangan paling sederhana, dan sistem yang baik tetap bisa mencatat kehadiran walau internet di lokasi terputus.