Undangan, Registrasi Terbuka, atau Hybrid? Memilih Alur Registrasi Acara.
Alur registrasi menjawab satu pertanyaan sederhana: siapa yang boleh datang, dan bagaimana mereka sampai ke daftar tamu. Jawabannya menentukan hampir semua hal lain.
7 Oktober 2026 · 2 MENIT BACA
Undangan tertutup
Hanya tamu yang ada di daftar yang bisa masuk. Panitia menyiapkan daftar tamu, sistem mengirim undangan pribadi, dan tamu cukup mengonfirmasi kehadiran.
Cocok untuk gala dinner, rapat pemegang saham, peluncuran produk untuk mitra bisnis, dan acara VIP.
Alur undangan tertutupRegistrasi terbuka
Siapa pun bisa mendaftar lewat halaman pendaftaran, biasanya sampai kuota terpenuhi. Cocok untuk seminar, webinar, open house, dan acara komunitas.
Yang perlu dipikirkan adalah kuota dan tamu yang mendaftar tapi tidak datang. Pengingat menjelang hari-H sangat membantu di sini.
Alur registrasi terbukaBerbayar
Tamu membeli tiket saat mendaftar. Metode pembayarannya mengikuti payment gateway yang dipakai, umumnya virtual account, QRIS, kartu, dan e-wallet. E-ticket terkirim otomatis setelah pembayaran berhasil. Cocok untuk konferensi, workshop berbayar, dan konser.
Alur event berbayarWalk-in
Tamu mendaftar di lokasi saat datang. Cocok untuk pameran, bazar, dan acara publik yang tidak bisa memprediksi siapa yang akan datang.
Karena pendaftaran terjadi di tempat, siapkan cukup titik pendaftaran dan formulir yang sangat singkat. Tamu juga bisa mendaftar sendiri dengan memindai QR Code dari ponselnya.
Alur walk-inHybrid
Gabungan pra-registrasi dan walk-in. Tamu yang sudah mendaftar langsung check-in dengan QR Code, sementara tamu yang datang tanpa mendaftar dilayani di jalur terpisah.
Ini pilihan aman kalau Anda belum yakin semua tamu akan mendaftar lebih dulu. Kuncinya adalah memisahkan kedua jalur itu supaya tamu yang sudah mendaftar tidak ikut menunggu.
Alur hybridBerbasis persetujuan
Tamu mendaftar, lalu panitia memeriksa dan menyetujui sebelum tiket dikirim. Cocok untuk acara dengan kuota terbatas, acara yang pesertanya diseleksi, atau open recruitment.
Alur berbasis persetujuanCara cepat memilih
Mulai dari pertanyaan-pertanyaan ini.
- Apakah daftar tamunya sudah Anda tentukan? Kalau ya, undangan tertutup.
- Apakah tamu membayar? Kalau ya, berbayar.
- Apakah tamu perlu diseleksi dulu? Kalau ya, berbasis persetujuan.
- Apakah tamu tidak bisa diprediksi sama sekali? Kalau ya, walk-in.
- Masih ragu, atau ada tamu yang mendaftar dan ada yang datang langsung? Pilih hybrid.
Pertanyaan Umum
Bisakah satu acara memakai lebih dari satu alur?
Bisa. Misalnya tamu VIP lewat undangan tertutup, sementara peserta umum lewat registrasi terbuka. Keduanya tetap masuk ke satu daftar kehadiran.
Bagaimana kalau alurnya berubah di tengah persiapan?
Masih bisa disesuaikan, tapi lebih mudah sebelum undangan pertama dikirim. Setelah tamu mulai mendaftar, perubahan perlu dipikirkan supaya data tamu yang sudah masuk tetap terpakai.