Hybrid
Pra-registrasi dan walk-in berjalan bersamaan dalam satu basis data.
Di banyak acara, inilah yang sebenarnya terjadi. Sebagian tamu mendaftar lebih dulu, sebagian datang begitu saja, dan keduanya harus masuk ke satu basis data agar tidak ada rekap terpisah yang perlu digabungkan setelah acara. Ini bukan kompromi antara dua alur. Ini alur tersendiri.
Cocok untukSeminar, konferensi, dan pameran yang menerima tamu terdaftar sekaligus tamu yang datang langsung.
Tahapan
Bagaimana Tamu Melewatinya.
- 01
Pra-registrasi
Peserta mendaftar lebih dulu dan menerima QR sebelum hari acara.
- 02
Walk-in
Tamu tanpa registrasi tetap dilayani di jalur terpisah pada hari-H.
- 03
Basis Data Tunggal
Keduanya masuk ke satu basis data, sehingga tidak ada rekap terpisah yang perlu digabung setelah acara.
- 04
Check-in
Angka kehadiran real-time mencakup keduanya sejak menit pertama.
Yang Perlu Diputuskan
Tiga Hal yang Menentukan Lancar Tidaknya.
Alur ini punya titik-titik yang sebaiknya diputuskan sebelum pendaftaran dibuka, bukan saat acara sudah dekat.
- 01
Siapa didahulukan saat kursi terbatas
Kalau kapasitas ruangan terbatas, putuskan sejak awal apakah tamu terdaftar dijamin kursinya sampai jam tertentu, dan kapan sisa kursi dibuka untuk walk-in.
- 02
Kapan pendaftaran online ditutup
Pendaftaran online bisa ditutup sehari sebelumnya, atau tetap dibuka sampai hari-H supaya tamu bisa mendaftar dari ponsel sambil mengantre. Pilihan kedua meringankan meja walk-in.
- 03
Samakan aturan kedua jalur
Tamu walk-in sebaiknya mendapat badge, akses, dan kategori yang sama dengan tamu terdaftar, kecuali memang ada alasan untuk membedakannya. Perbedaan yang tidak disengaja biasanya baru terasa saat tamu sudah di dalam.
Sebelum Kami Mulai
Yang Perlu Anda Siapkan.
- Daftar pra-registrasi yang sudah ada, bila pendaftaran dibuka sebelumnya.
- Perkiraan porsi tamu yang datang tanpa mendaftar.
- Isian minimum untuk walk-in, yang bisa lebih pendek dari formulir online.
- Tata letak pintu masuk, supaya dua jalur tidak saling memotong.
Belum lengkap semuanya? Tidak apa-apa. Sisanya kita susun bersama di percakapan pertama.
Pertanyaan
Seputar Alur Hybrid.
Bagaimana tamu tahu harus masuk jalur yang mana?
Lewat papan penunjuk yang jelas dan petugas di awal antrean. Tamu yang membawa QR diarahkan ke jalur scan, yang belum mendaftar diarahkan ke meja walk-in.
Tamu terdaftar yang lupa membawa QR bagaimana?
Mereka dicari lewat nama atau nomor di meja mana pun, dan tetap tercatat sebagai pendaftar awal, bukan sebagai walk-in baru.
Laporannya bisa memisahkan dua kelompok ini?
Bisa. Kehadiran dipisah antara pendaftar awal dan walk-in, lengkap dengan jam kedatangannya, dari satu basis data yang sama.
Belum yakin ini alur yang tepat? Mari dibicarakan.
Banyak acara berakhir memakai alur yang berbeda dari dugaan awal, dan itu wajar. Ceritakan cara tamu Anda biasanya datang, dan kami bantu memetakannya.