Undangan Tertutup
Hanya tamu dalam daftar yang bisa hadir. Tidak ada pendaftaran publik.
Alur ini dipilih ketika daftar tamunya sudah pasti dan tidak boleh bertambah sendiri. Semua kendali ada di tangan Anda: siapa yang diundang, berapa pendamping yang boleh dibawa, dan siapa yang berhak masuk. Karena tidak ada pendaftaran publik, tidak ada juga tamu tak dikenal yang muncul di pintu.
Cocok untukGala dinner, acara kenegaraan, peluncuran terbatas, gathering internal.
Tahapan
Bagaimana Tamu Melewatinya.
- 01
Undangan
Undangan personal dikirim lewat email atau WhatsApp dengan tautan unik per tamu.
- 02
RSVP
Tamu mengonfirmasi kehadiran, jumlah pendamping, dan kebutuhan khusus.
- 03
Konfirmasi
Konfirmasi berdesain acara dikirim otomatis, berisi detail waktu dan lokasi.
- 04
QR
QR unik diterbitkan per tamu dan hanya berlaku untuk satu kali masuk.
- 05
Check-in
Petugas memindai, nama tamu muncul, dan kedatangan tercatat seketika.
Yang Perlu Diputuskan
Tiga Hal yang Menentukan Lancar Tidaknya.
Alur ini punya titik-titik yang sebaiknya diputuskan sebelum pendaftaran dibuka, bukan saat acara sudah dekat.
- 01
Siapkan penanganan tamu di luar daftar
Selalu ada tamu yang datang membawa rekan atau menggantikan kolega. Tentukan sejak awal apakah mereka ditolak, dicatat manual, atau diarahkan ke jalur walk-in kecil.
- 02
Undangan personal butuh data yang bersih
Karena setiap tautan unik per tamu, nama dan nomor yang salah langsung terasa. Kami bersihkan duplikat dan format nomor sebelum undangan dikirim.
- 03
RSVP memberi angka yang bisa dipakai
Konfirmasi kehadiran lebih awal membuat perkiraan konsumsi, seating, dan jumlah stasiun jauh lebih akurat dibanding menebak dari total undangan.
Sebelum Kami Mulai
Yang Perlu Anda Siapkan.
- Daftar tamu dalam Excel atau Google Sheets: nama, nomor WhatsApp atau email, dan kategori tamu.
- Aturan pendamping: boleh atau tidak, dan berapa orang per undangan.
- Tanggal batas RSVP.
- Satu orang di tim Anda yang berwenang memutuskan bila ada tamu di luar daftar.
Belum lengkap semuanya? Tidak apa-apa. Sisanya kita susun bersama di percakapan pertama.
Pertanyaan
Seputar Alur Undangan Tertutup.
Undangannya dikirim atas nama siapa?
Desain dan isi undangan mengikuti acara Anda. Lewat email, undangan bisa dikirim dari domain Anda sendiri setelah domainnya diverifikasi. Lewat WhatsApp, pesan dikirim dari nomor bisnis resmi, dengan nama acara Anda di isi pesannya.
Bagaimana kalau undangan diteruskan ke orang lain?
Setiap undangan terikat ke satu nama. QR yang diteruskan tetap terbaca sebagai tamu aslinya, dan QR yang sama tidak bisa dipakai masuk dua kali. Bila perlu, petugas mencocokkan nama dengan identitas di pintu.
Tamu VIP bisa dibedakan dari tamu lain?
Bisa. Kategori seperti VIP, pembicara, atau media bisa punya isi undangan, jalur check-in, dan badge sendiri, semuanya dari satu daftar tamu yang sama.
Belum yakin ini alur yang tepat? Mari dibicarakan.
Banyak acara berakhir memakai alur yang berbeda dari dugaan awal, dan itu wajar. Ceritakan cara tamu Anda biasanya datang, dan kami bantu memetakannya.