Cara Kami Bekerja
Proses yang Sama, dari Pesan Pertama sampai Data Dihapus.
Persisnya apa yang kami kerjakan di setiap acara: memetakan alur tamu, menyiapkan sistem, menguji di venue sebenarnya, menjalankan hari-H, menyerahkan data, lalu menghapusnya sesuai jadwal.
Linimasa
Sembilan Tahap, dari Percakapan Pertama.
Setiap tahap punya hasil yang harus selesai sebelum lanjut ke berikutnya. Jaraknya menyesuaikan kalender acara Anda, bukan hitungan hari yang kami tetapkan.
Begitu Anda menghubungi kami
Memetakan alur acara
Kami mulai dari cara tamu Anda datang, bukan dari fitur yang kami punya. Siapa yang diundang, siapa yang mendaftar sendiri, siapa yang datang tanpa terdaftar, dan siapa yang tidak boleh antre. Dari situ baru ditentukan alur registrasi, teknologi check-in, dan jumlah stasiunnya.
- Alur registrasi disepakati
- Perkiraan beban puncak
- Daftar perangkat & kru
Setelah alur disepakati
Menyiapkan formulir & halaman registrasi
Formulir disusun sesuai data yang benar-benar Anda butuhkan, bukan template. Bila registrasinya berdesain acara, aset brand dari Anda kami terapkan ke halaman, email konfirmasi, tiket, dan badge sekaligus, supaya identitasnya konsisten dari awal sampai lanyard.
- Halaman registrasi siap ditinjau
- Template email & WhatsApp
- Desain badge
Setelah formulir final
Impor data & uji alur internal
Data peserta dari Anda kami impor dan bersihkan: duplikat, format nomor telepon, gelar, dan nama yang tertukar kolom. Lalu seluruh alur dijalankan dari awal sampai akhir memakai data uji: daftar, terima QR, pindai, cetak badge, muncul di rekap kehadiran.
- Data peserta terimpor & bersih
- Alur teruji ujung ke ujung
- Laporan data bermasalah
Sebelum perangkat berangkat
Konfigurasi perangkat
Semua tablet, scanner, dan printer dikonfigurasi sebelum berangkat, bukan di lokasi acara. Setiap unit diberi label stasiunnya, diuji cetak, dan dites baterainya. Unit cadangan disiapkan dalam jumlah yang sudah ditentukan sejak awal, bukan seadanya.
- Perangkat terkonfigurasi & berlabel
- Unit cadangan disiapkan
- Konsumabel badge dihitung
Menjelang hari acara
Uji di venue sebenarnya
Bagian ini mudah terlewat, padahal di sinilah banyak masalah hari-H berawal. Kami cek kekuatan sinyal di titik meja registrasi, titik listrik yang tersedia, lebar jalur masuk, dan arah antrean. Kalau tata letaknya berisiko menimbulkan penumpukan, Anda mendengarnya sebelum hari acara, bukan pada paginya.
- Kondisi jaringan terverifikasi
- Tata letak antrean disepakati
- Titik listrik dipastikan
Sebelum pintu dibuka
Setup & briefing kru
Meja, perangkat, dan jaringan dipasang tiga jam sebelum pintu dibuka. Kru diberi briefing spesifik acara Anda: siapa VIP-nya, apa yang dilakukan bila tamu tidak terdaftar, siapa PIC dari pihak Anda yang berwenang memutuskan. Sebelum tamu pertama datang, seluruh stasiun diuji sekali lagi dengan pemindaian sungguhan.
- Semua stasiun aktif & teruji
- Kru terbriefing
- Jalur walk-in & VIP terpasang
Selama acara berlangsung
Operasi & pemantauan
Kecepatan check-in tiap stasiun dipantau terus. Kalau satu stasiun tertinggal, kru dipindahkan sebelum antreannya terlihat oleh tamu. Anda bisa melihat angka kehadiran real-time kapan pun, dan kami memberi kabar di titik-titik yang penting untuk Anda, misalnya saat 50% tamu sudah masuk.
- Kehadiran real-time
- Antrean terkendali
- Kasus khusus tercatat
Setelah acara selesai
Rekap & serah terima data
Anda menerima data acara dalam format yang disepakati: daftar hadir, tingkat kehadiran, no-show, waktu kedatangan, dan segmentasi yang Anda minta. Bukan tangkapan layar dasbor, melainkan file yang bisa langsung dipakai tim Anda.
- Data acara diserahkan
- Laporan kehadiran
- Catatan untuk acara berikutnya
Sesuai periode retensi yang disepakati
Penghapusan data terjadwal
Kebijakan bawaan kami: data peserta dihapus 30 hari setelah acara, kecuali Anda meminta periode lain secara tersurat. Kami tidak menyimpan lebih lama diam-diam, dan tidak memakai data peserta Anda untuk pemasaran kami sendiri.
- Data dihapus sesuai jadwal
- Konfirmasi penghapusan
Fleksibilitas
Tahapannya Tetap. Ritmenya Mengikuti Anda.
Tidak ada dua acara yang punya jadwal persiapan sama. Konferensi bisa disiapkan berbulan-bulan, sementara town hall perusahaan sering ditentukan dalam hitungan minggu. Tahapan di atas tetap dilalui semuanya. Yang menyesuaikan adalah ritmenya, dan sistemnya sendiri.
Konsultasi dulu, tanpa komitmen
Ceritakan acara Anda dan kami bantu memetakan alurnya, meski Anda belum memutuskan memakai kami. Kalau menurut kami Anda butuh lebih sedikit dari yang dibayangkan, itu juga yang akan kami sampaikan.
Ambil sebagian tahap saja
Sebagian klien hanya memakai sistemnya dan menjalankan sendiri. Sebagian menyerahkan seluruh meja registrasi. Keduanya sama-sama wajar, dan Anda bisa berpindah di antaranya.
Sistemnya yang menyesuaikan, bukan peserta Anda
Sistem kami dibuat untuk menekuk mengikuti kondisi: berjalan penuh dalam mode offline saat jaringan venue bermasalah, membaca data peserta dari format yang sudah Anda punya, memakai beberapa teknologi check-in sekaligus dalam satu acara, dan menampung isian khusus yang hanya relevan untuk Anda. Semua penyesuaian itu terjadi di sisi kami. Bagi peserta, prosesnya tetap sama sederhananya: tunjukkan QR, lalu masuk.
Rencana bisa berubah di tengah jalan
Jumlah tamu bertambah, alur berubah, atau venue dipindah. Itu hal biasa di acara. Selama masih ada waktu untuk menguji ulang, perubahan kami tangani tanpa memulai proses dari nol.
Rencana Cadangan
Yang Bisa Salah, dan Apa yang Sudah Disiapkan.
Delapan hal ini yang paling sering terjadi di lapangan. Semuanya sudah punya jawaban sebelum hari-H, bukan diimprovisasi saat kejadian.
- Internet venue mati atau lemot di jam sibuk
- Kami tidak pernah mengandalkan WiFi venue. Router dengan koneksi seluler cadangan dibawa sendiri, dan aplikasi check-in punya mode offline. Pemindaian jalan terus, lalu data tersinkronisasi begitu koneksi kembali.
- Tamu datang menumpuk jauh di atas perkiraan
- Stasiun cadangan sudah berada di lokasi dalam keadaan terkonfigurasi. Jalur walk-in dipisah sejak awal supaya antrean utama tidak ikut tertahan, dan kru dipindahkan mengikuti stasiun yang paling padat.
- Tamu tidak membawa QR, ganti HP, atau emailnya tidak masuk
- Pencarian nama tersedia di setiap stasiun sebagai jalur normal, bukan darurat. Petugas memverifikasi identitas, menandai kehadiran manual, dan tamu tetap masuk tanpa harus kembali ke belakang antrean.
- Listrik di area registrasi padam
- Tablet berjalan dengan baterai. Printer badge dan router dipasang pada UPS, sehingga pencetakan dan jaringan bertahan selama pemulihan listrik venue.
- Printer badge macet atau kehabisan bahan
- Selalu ada unit cadangan di lokasi, dan konsumabel dihitung dengan kelebihan dari jumlah peserta terdaftar, bukan pas-pasan. Antrean dialihkan ke stasiun lain sementara unit diganti.
- Daftar peserta masih berubah menjelang hari acara
- Impor ulang bisa dilakukan sampai menit terakhir, termasuk saat acara sudah berjalan. Peserta yang baru ditambahkan langsung bisa di-check-in tanpa perlu menerbitkan ulang QR untuk semua orang.
- Tamu VIP atau pejabat tiba mendadak dan tidak boleh antre
- Jalur VIP terpisah disiapkan sejak setup, walau tidak diminta. Kedatangan ditandai untuk protokol, dan host Anda diberi tahu siapa yang baru masuk sehingga bisa menyambut dengan nama.
- Perangkat rusak, jatuh, atau hilang saat acara
- Jumlah unit cadangan ditentukan berdasarkan skala acara dan sudah tercantum di penawaran, sehingga penggantinya tersedia dalam hitungan menit tanpa biaya tambahan mendadak.
Dari Sisi Anda
Yang Kami Butuhkan dari Anda.
Acara sering berantakan bukan karena sistemnya, tapi karena hal-hal ini terlambat. Kami sampaikan di awal supaya tidak jadi masalah di hari-H.
- 01
Data peserta final dalam format spreadsheet
Sebelum uji alur dijalankan. Perubahan tetap diterima sampai hari acara
- 02
Aset brand acara: logo, warna, key visual
Sebelum halaman registrasi disusun
- 03
Akses venue untuk setup, minimal 3 jam sebelum pintu dibuka
Hari-H
- 04
Meja registrasi dan titik listrik di area pintu masuk
Dikonfirmasi saat uji di venue
- 05
Satu PIC yang berwenang memutuskan di hari-H
Hari-H
Belum yakin butuh yang mana? Mari dibicarakan.
Anda tidak perlu sudah tahu jawabannya sebelum menghubungi kami. Ceritakan acara Anda: jenisnya, perkiraan jumlah tamu, dan bagaimana tamu biasanya datang. Kami bantu memetakan alurnya dan menyusun setup yang masuk akal. Kami biasanya membalas dalam 2 jam kerja.