Panduan Lengkap
Sistem Registrasi Event
Sistem registrasi bukan satu produk, melainkan empat lapisan yang harus saling terhubung: cara orang mendaftar, cara mereka dikenali di pintu, identitas yang mereka bawa masuk, dan data yang tertinggal setelahnya. Halaman ini menjelaskan keempatnya, apa yang menentukan pilihan di tiap lapisan, dan bagaimana keputusan itu berubah mengikuti bentuk acara Anda.
Empat Lapisan yang Sebenarnya Anda Beli
Banyak kekecewaan terhadap sistem registrasi berasal dari satu lapisan yang diperlakukan sebagai tambahan, lalu ternyata menentukan pengalaman di hari-H.
- 01
Pendaftaran
Tempat orang menyerahkan datanya. Panjang formulir di sinilah yang paling menentukan berapa banyak yang berhenti di tengah jalan, jauh melebihi desain halamannya. Setiap kolom tambahan harus punya alasan yang bisa Anda sebutkan. Kalau tidak ada yang akan membacanya, kolom itu hanya biaya.
Selengkapnya: Jasa Registrasi Event → - 02
Pengenalan di Pintu
Tempat data tadi berubah menjadi kehadiran. QR menutup hampir semua kebutuhan. RFID dan pengenalan wajah menjawab kasus yang lebih sempit, yaitu ketika tamu tidak boleh berhenti sama sekali. Yang menentukan panjang antrean umumnya bukan kecepatan pemindaian, melainkan berapa jalur yang terbuka dan seberapa jelas tamu tahu harus ke mana.
Selengkapnya: Sistem Check-in Event → - 03
Identitas di Dalam
Badge, gelang, atau tidak sama sekali. Fungsinya dua: memberi tahu orang lain siapa yang mereka temui, dan memberi tahu sistem area mana yang boleh dimasuki. Banyak acara hanya butuh yang pertama, dan sebagian tidak butuh keduanya. Lapisan ini bisa dihapus tanpa mengubah yang lain.
Selengkapnya: Cetak Badge Event → - 04
Data Sesudahnya
Lapisan yang paling sering diabaikan saat memilih, dan paling sering disesali. Siapa yang mendaftar tapi tidak datang, berapa undangan yang berubah jadi kehadiran, dan dalam format apa semua itu diserahkan kepada Anda. Pertanyaan ini jauh lebih mudah dijawab sebelum acara daripada sesudahnya.
Lihat layanannya →
Menentukan Alurnya
Keempat lapisan tadi disusun berbeda tergantung siapa yang boleh masuk dan bagaimana mereka mendapat haknya. Enam susunan ini menutup hampir semua acara yang kami temui. Masing-masing punya halamannya sendiri berikut keputusan yang dituntutnya.
- Undangan TertutupPilih ini bila daftar tamunya sudah pasti dan tidak boleh bertambah sendiri.Lihat alurnya →
- Registrasi TerbukaPilih ini bila jumlah peserta lebih penting daripada kendali atas siapa yang datang.Lihat alurnya →
- Event BerbayarPilih ini bila hak masuk terbit dari pembayaran, bukan dari persetujuan.Lihat alurnya →
- Walk-inPilih ini bila sebagian besar tamu tidak akan mendaftar lebih dulu, apa pun yang Anda siapkan.Lihat alurnya →
- HybridPilih ini bila sebagian tamu mendaftar lebih dulu dan sebagian datang langsung.Lihat alurnya →
- Berbasis PersetujuanPilih ini bila seseorang harus menilai setiap pendaftar sebelum tiket terbit.Lihat alurnya →
Sistemnya Sendiri Seperti Apa?
Pertanyaan yang biasanya muncul setelah alurnya jelas: siapa yang bisa membukanya, dari perangkat apa, dan apa yang terjadi kalau koneksinya bermasalah.
Dasbor untuk panitia
Kehadiran, kecepatan tiap stasiun, dan perbandingan pra-registrasi dengan walk-in, bergerak real-time. Bisa dibuka dari laptop panitia maupun ponsel saat sedang keliling venue.
Akses per peran
Ketua panitia, petugas meja, dan tim sponsor tidak perlu melihat hal yang sama. Setiap akun dibatasi sesuai perannya, dan bisa dicabut kapan saja.
Berbasis web, tanpa instalasi
Cukup buka lewat browser di laptop atau tablet. Kalau acara Anda memang menuntut aplikasi khusus atau perangkat desktop di meja, itu juga bisa disiapkan.
Jalan terus meski offline
Stasiun check-in bisa memverifikasi peserta dari data yang sudah tersimpan di perangkat, lalu menyatukan catatannya begitu koneksi kembali. Kehadiran tetap tercatat, tidak ada yang hilang.
Satu basis data untuk semua jalur
Pra-registrasi, walk-in, VIP, dan tiap pintu masuk bermuara ke tempat yang sama. Tidak ada rekap terpisah yang harus digabungkan setelah acara.
Data bisa diambil kapan saja
Daftar hadir, waktu kedatangan, no-show, dan segmentasi yang Anda minta, dalam format yang bisa langsung dipakai tim Anda sendiri.
Stasiun Registrasi
Seperti Apa Bentuknya di Lokasi.
Bagian yang paling sulit dibayangkan dari sistem registrasi justru bentuk fisiknya. Ini susunan yang paling sering dipakai, dari yang cukup satu tablet sampai yang berdiri sendiri tanpa petugas.
Tunjukkan QRDari layar ponsel atau dari badge yang sudah dicetak.
Badge TercetakKeluar saat itu juga, dengan nama yang benar.
Tap untuk MasukKartu atau gelang, untuk hari berikutnya dan area terbatas.
Check-in Saja
Peserta sudah membawa identitasnya sendiri, atau acaranya memang tidak memakai badge.
Tower Scan Mandiri
Peserta menunjukkan QR ke scanner di tiang, layar menyala hijau, peserta jalan terus. Tidak perlu ada petugas di depannya.
Meja Tablet
Petugas memindai QR peserta lewat tablet. Bentuk paling ringkas, dan paling gampang dipindahkan kalau letak pintunya berubah.
Pedestal Tap
Kartu atau gelang ditempelkan ke pad. Berguna untuk acara beberapa hari, karena peserta cukup membawa satu kartu untuk semua harinya.
Check-in Sekaligus Cetak Badge
Badge dicetak begitu peserta datang, jadi tidak ada antrean kedua untuk mengambilnya.
Tower dengan Printer
Peserta scan, badge keluar dari slot di tiang yang sama. Seluruh prosesnya selesai di satu titik tanpa petugas.
Meja dengan Printer
Petugas memindai, printer di sebelahnya mencetak, lanyard diambil dari tray. Susunan yang paling sering dipakai.
Kiosk Cetak Sendiri
Peserta mengerjakan sendiri dari layar sampai badge keluar. Membantu saat kedatangan menumpuk di jam yang sama.
Badge Sudah Siap, atau Daftar di Tempat
Dua keadaan yang berlawanan, dan keduanya sering terjadi di acara yang sama.
Konter Ambil Badge
Badge dicetak sebelum acara dan disusun berurutan di tray. Peserta cukup menyebut nama. Paling cepat kalau daftar hadirnya sudah pasti.
Konter Daftar di Tempat
Untuk yang datang tanpa mendaftar. Formulirnya dipangkas ke isian yang benar-benar perlu, dan datanya masuk ke basis data yang sama.
Di Luar Meja Utama
Kehadiran tidak selalu dicatat di pintu depan, dan acaranya tidak selalu di kota yang sama.
Beberapa Stasiun Berjajar
Jumlah jalur kami hitung dari pola kedatangan peserta, bukan dari angka total pesertanya.
Kit Keliling
Scanner genggam dan printer kecil untuk mencatat kehadiran di pintu ruang sesi, breakout, atau area sponsor.
Semua Masuk Satu Koper
Perangkat dikirim dalam hard case dan sudah dikonfigurasi sebelum berangkat, jadi acara di luar kota tidak mulai dari nol.
Gambar bersifat ilustrasi. Perangkat dan susunannya kami sesuaikan dengan kebutuhan acara Anda.
Menentukan Ukurannya
Pertanyaan yang paling sering diajukan adalah berapa meja registrasi yang dibutuhkan, dan jawaban yang paling sering salah adalah angka yang dihitung dari total peserta. Seribu tamu yang tiba merata sepanjang dua jam adalah acara yang sama sekali berbeda dari seribu tamu yang tiba dalam dua puluh menit sebelum sesi pertama dibuka.
Yang kami tanyakan lebih dulu adalah bentuk kedatangannya: jam berapa acara dibuka, kapan sesi pertama dimulai, apakah ada rombongan yang datang bersama satu bus, dan apakah ada makan siang atau registrasi ulang yang membuat orang datang dua kali. Dari situ baru muncul jumlah jalur, dan jumlah jalur itulah yang menentukan perangkat dan kru, bukan sebaliknya.
Bentuk kedatangan itu juga berbeda antar kota, kadang cukup jauh untuk mengubah keputusannya. Halaman lokasi di bawah menjelaskan apa yang berbeda di masing-masing.
Acara Anda di Kota Mana?
Yang berbeda di tiap kota bukan pesertanya, melainkan venue, aturan gedung, dan logistiknya. Halaman tiap kota menjelaskan apa yang biasanya perlu disiapkan di sana.
- JakartaVenue besar, sering dengan beberapa pintu masuk sekaligus.Lihat kotanya →
- JabodetabekVenue tersebar, perangkat dan kru berpindah antar kota.Lihat kotanya →
- BandungBanyak acara korporat di venue hotel dan resort.Lihat kotanya →
- SurabayaPusat acara korporat dan industri di Jawa Timur.Lihat kotanya →
- BaliVenue resort, dan banyak acara berskala internasional.Lihat kotanya →
Pertanyaan yang Sering Muncul
- Apa bedanya sistem registrasi event dengan formulir online biasa?
- Formulir hanya mengurus lapisan pertama: mengumpulkan data. Sistem registrasi meneruskan data itu ke pintu. Ia memberi setiap peserta identitas yang bisa diverifikasi, mencatat kehadiran saat dia benar-benar datang, lalu mengembalikan selisih antara yang mendaftar dan yang hadir sebagai data yang bisa Anda pakai. Bila acara Anda tidak butuh pencatatan kehadiran, formulir memang sudah cukup.
- Apakah kami harus memakai check-in QR?
- Tidak. QR adalah jalur standar karena murah, tidak butuh perangkat khusus, dan sudah dikenal hampir semua orang. Tetapi pencarian nama tersedia di setiap stasiun sebagai jalur normal, bukan darurat, sehingga tamu yang kehilangan QR tidak perlu kembali ke belakang antrean. RFID, NFC, dan pengenalan wajah tersedia untuk acara yang tamunya tidak boleh berhenti di meja.
- Berapa lama sebelum acara kami harus mulai menyiapkannya?
- Tidak ada tenggat baku, dan kami sengaja tidak menerbitkan satu angka: persiapan acara berjalan di kalender yang sangat berbeda-beda. Yang menentukan bukan jumlah harinya, melainkan apakah masih ada waktu untuk menyiapkan formulir, mengimpor data peserta, dan menguji alurnya sebelum tamu pertama datang. Ceritakan tanggal Anda dan kami akan mengatakan terus terang apa yang masih realistis.
- Apakah sistemnya tetap jalan kalau internet di venue mati?
- Ya. Stasiun check-in bisa dijalankan dalam mode offline, memverifikasi peserta dari data yang sudah tersimpan di perangkat, lalu menyatukan catatannya begitu koneksi kembali. Bagi peserta tidak ada yang berubah: tunjukkan QR, lalu masuk.
- Siapa pemilik data pesertanya?
- Penyelenggara. Kami memprosesnya untuk menjalankan acara Anda dan tidak memakainya untuk keperluan lain. Data bisa diekspor kapan saja dalam format yang bisa Anda pakai sendiri, dan retensi bawaannya 30 hari setelah acara kecuali Anda meminta lain.
- Bisakah tampilannya mengikuti identitas acara kami?
- Bisa, dari halaman pendaftaran sampai badge yang dipakai peserta. Peserta sebaiknya merasa sedang berurusan dengan acara Anda, bukan dengan vendor di baliknya.